Copilot Datenschutz im Unternehmen: Was Copilot sieht und wie Sie es steuern

Beim Copilot Datenschutz zählt weniger das Werkzeug als die Lage der Zugriffsrechte. Microsoft 365 Copilot greift nur auf Inhalte zu, die der jeweilige Nutzer ohnehin öffnen darf. Risiken entstehen deshalb vor allem durch zu weit gefasste Freigaben, nicht durch Copilot selbst. Wer vor dem Rollout Freigaben bereinigt, Labels setzt und die Datenverarbeitung dokumentiert, schafft damit die Grundlage für einen sicheren Einsatz.

Copilot Datenschutz: Wie Microsoft 365 Copilot mit Ihren Daten umgeht

Copilot arbeitet im Auftrag des angemeldeten Nutzers. Dabei kann es nur auf Inhalte zugreifen, für die der Nutzer schon Rechte hat, und es beachtet Richtlinien von Microsoft Purview wie Sensitivity Labels. Wer ein Dokument nicht öffnen darf, findet es deshalb auch nicht in einer Copilot-Antwort.

Für Ihre Datenschutz-Unterlagen sind drei Punkte wichtig:

• Training: Nach Angaben von Microsoft werden Kundendaten einschließlich Prompts nicht zum Training der KI-Modelle genutzt. Eine Ausnahme gilt nur, wenn der Administrator des Mandanten Daten ausdrücklich freigibt.
• Rollen: Für Kundendaten gilt der Datenschutz-Nachtrag (DPA) von Microsoft. Dabei handelt Microsoft als Auftragsverarbeiter.
• Speicherort: Für EU-Kunden ist Microsoft 365 Copilot ein Dienst innerhalb der EU Data Boundary. Allerdings gibt es dabei eine Einschränkung, die der Abschnitt zu Flex Routing erklärt.

Copilot Datenschutz und Oversharing: das eigentliche Risiko

Copilot macht sichtbar, was in Microsoft 365 bereits falsch freigegeben ist. Zum Beispiel liegt eine Gehaltsliste in einer Bibliothek mit „Jeder“-Freigabe. Ähnlich wirken organisationsweite Links, vergessene Teams-Kanäle und Sites abgeschlossener Projekte. Früher fand niemand diese Dateien, mit Copilot genügt dagegen eine Frage.

Microsoft empfiehlt deshalb das Prinzip „just enough access“. Für den Copilot Datenschutz heißt das, den Zugriff auf Sites auf bestimmte Gruppen zu beschränken. Außerdem sollten sensible Inhalte für Unberechtigte nicht auffindbar sein.

Ein praktischer Test hilft dabei: Prüfen Sie mit einem Testkonto ohne Sonderrechte, was zu Stichwörtern wie Gehalt, Kündigung oder Vertrag auffindbar ist. Stimmen Sie das vorher mit der Geschäftsführung ab, denn schon der Test kann sensible Inhalte zeigen. Das Ergebnis ist Ihre To-do-Liste für die Bereinigung.

Datenschutz bei Copilot: EU Data Boundary und Flex Routing

Ein Punkt fehlt in vielen Datenschutzkonzepten noch. Flex Routing erlaubt nämlich, dass das Sprachmodell Anfragen in Zeiten hoher Last außerhalb der EU Data Boundary verarbeitet. Dabei werden auch zugehörige Daten in pseudonymisierter Form dort gespeichert. Möglich sind laut Microsoft die USA, Kanada oder Australien.

Die Option betrifft Mandanten, die in der EU oder EFTA angemeldet sind. Laut Zusammenfassung der Microsoft-Mitteilung MC1269223 wird Flex Routing seit dem 17. April 2026 für diese Mandanten aktiviert. Bei einzelnen Mandanten kann die Voreinstellung jedoch abweichen, prüfen Sie daher Ihren eigenen. Administratoren ändern die Einstellung jederzeit im Microsoft 365 Admin Center. Das Power Platform Admin Center übernimmt sie, sofern dort nicht schon eine strengere gilt. Wer Multi-Geo gekauft hat, sieht die Einstellung im Microsoft 365 Admin Center allerdings nicht.

Das gehört zum Copilot Datenschutz dazu: Prüfen Sie die Einstellung und entscheiden Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten, ob eine Verarbeitung außerhalb der EU für Sie vertretbar ist. Dokumentieren Sie die Entscheidung anschließend im Verarbeitungsverzeichnis.

Checkliste für den Copilot Datenschutz vor dem Rollout

1. Freigaben bereinigen: Entfernen Sie „Jeder“-Freigaben, organisationsweite und anonyme Links, unnötige Gastzugriffe sowie verwaiste Teams und Sites.
2. Sensitivity Labels einführen: Klassifizieren Sie vertrauliche Inhalte zuerst. Labels mit eigenen Zugriffsrechten können dann verhindern, dass Copilot Dateiinhalte ausliest.
3. Zugriffsschutz prüfen: Copilot beachtet Conditional-Access-Richtlinien und die Anmeldung mit mehreren Faktoren (MFA). Stellen Sie deshalb sicher, dass beides sauber eingerichtet ist.
4. Flex Routing festlegen: Setzen Sie es im Microsoft 365 Admin Center und im Power Platform Admin Center, und halten Sie die Entscheidung schriftlich fest.
5. Aufbewahrung und Protokollierung regeln: Aufbewahrung und Löschung von Copilot-Interaktionen folgen den Regeln von Purview. Prüfen Sie daher, ob diese zu Ihren Vorgaben passen.
6. Verarbeitungsverzeichnis aktualisieren: Ergänzen Sie für Copilot Zwecke, Datenkategorien, Betroffene und Empfänger. Prüfen Sie außerdem den DPA.
7. Aktive KI-Modelle prüfen: Im Admin Center sehen Sie, welche KI-Modelle und weiteren Dienstleister von Microsoft für Ihren Mandanten aktiv sind.
8. Betriebsrat einbinden: In Betrieben mit Betriebsrat muss dieser bei der Einführung in der Regel mitbestimmen. Eine Betriebsvereinbarung schafft dabei Rechtssicherheit. Klären Sie das deshalb früh.
9. Mitarbeitende informieren und schulen: Legen Sie in einer KI-Richtlinie fest, welche Daten in Prompts gehören und wer die Ergebnisse verantwortet. Schulen Sie außerdem die Anwender.

Brauchen wir eine Datenschutz-Folgenabschätzung?

Artikel 35 DSGVO verlangt eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA), wenn eine Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für Betroffene mit sich bringt. Beim Copilot Datenschutz ist sie zwar nicht in jedem Fall rechtlich zwingend. Angesichts der Tiefe der Verarbeitung wird sie aber nachdrücklich empfohlen. Datenschutzkanzleien raten deshalb, beim Copilot-Einsatz eine DSFA durchzuführen oder eine bestehende DSFA für Microsoft 365 zu ergänzen.

Praktisch heißt das: Führen Sie zunächst mit Ihrem Datenschutzbeauftragten eine Vorprüfung (Schwellwertanalyse) durch und halten Sie das Ergebnis fest. Microsoft stellt dafür DSFA-Vorlagen bereit. Die rechtliche Bewertung liegt jedoch bei Ihnen und Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Datenschutz bei Copilot Studio und Agents

Mit Agents steigen die Anforderungen an den Copilot Datenschutz, denn die Angriffsfläche wächst. Jeder Konnektor erweitert nämlich die Daten, die Copilot im Namen eines Nutzers abfragen kann. Oft reicht er dabei in Systeme, deren Zugriffsmodell nicht zu Microsoft 365 passt.

Klären Sie deshalb:

• Wer darf Agents erstellen und veröffentlichen?
• Welche Konnektoren und Datenquellen sind erlaubt?
• Welche Regeln gelten für Agents, die Daten an externe Dienste senden?
• Wie ist Flex Routing im Power Platform Admin Center gesetzt?

Agents können außerdem Dateien mit benutzerdefinierten Zugriffsrechten in Labels nicht lesen. Ein gutes Konzept für Labels schützt also auch hier.

So gehen wir vor

Für den Copilot Datenschutz arbeiten wir in drei Schritten. Zunächst prüft die Analyse Zugriffsrechte, Labels und Lizenzen. Danach korrigiert die Bereinigung Freigaben, setzt Schutzeinstellungen und erstellt gemeinsam mit Ihnen eine KI-Richtlinie. Schließlich zeigt ein Pilot mit einer Abteilung, was im Alltag trägt. Mehr dazu unter KI-Beratung. Die rechtliche Bewertung bleibt dabei bei Ihrem Datenschutzbeauftragten, wir bereiten die Technik vor.

Häufige Fragen zum Copilot Datenschutz

Nutzt Microsoft meine Daten zum Training?

Nach Angaben von Microsoft nicht. Eine Ausnahme gilt nur, wenn der Administrator Daten ausdrücklich freigibt.

Sieht Copilot alle Dateien im Unternehmen?

Nein, nur Inhalte, auf die der jeweilige Nutzer Zugriff hat. Zu weit gefasste Freigaben werden dadurch aber sichtbar.

Ist der Copilot Datenschutz DSGVO-konform?

Das hängt von der Einrichtung, dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung, der Richtlinie und der Information der Mitarbeitenden ab. Die rechtliche Bewertung gehört deshalb zu Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Wo werden die Daten verarbeitet?

Für EU-Kunden innerhalb der EU Data Boundary. Beachten Sie jedoch die Flex-Routing-Einstellung, denn sie erlaubt in Zeiten hoher Last eine Verarbeitung außerhalb.

Muss der Betriebsrat zustimmen?

In Betrieben mit Betriebsrat in der Regel ja, denn der Betriebsrat muss hier mitbestimmen. Klären Sie das daher frühzeitig.

Lässt sich Copilot für einzelne Nutzer einschränken?

Ja. Lizenzen werden pro Nutzer zugewiesen. Außerdem begrenzen Zugriffsrechte, Labels und Conditional Access, was Copilot erreicht.

Stand: November 2026

Quellen

• Microsoft Learn: Microsoft 365 Copilot AI security
• Microsoft Learn: Data, Privacy, and Security for Microsoft 365 Copilot
• Microsoft Learn: Copilot flex routing