Digitale Personalakte
Zentrale Verwaltung aller Mitarbeiterdaten samt Dokumenten, mit Historisierung sowie schnellem Zugriff.
Papierakten und verstreute Ablagen kosten Zeit
Arbeitsverträge im Ordner, Zeugnisse auf dem Netzlaufwerk, Abrechnungen im Postfach: Wer eine Auskunft braucht, sucht in mehreren Ablagen, weiß nie sicher, ob die Akte vollständig ist.
„Für eine Anfrage brauche ich eine halbe Stunde, bis alle Unterlagen beisammen sind.“
Eine Akte, in der alles zusammenläuft
Die Digitale Personalakte führt Mitarbeiterdaten samt Dokumenten zentral, nachvollziehbar. Unterlagen aus Abrechnung wie Zeitwirtschaft landen automatisch in der Akte, die Volltextsuche findet sie in Sekunden.
Rollenbasierte Zugriffsrechte legen fest, wer welche Dokumente sieht, Änderungen bleiben historisiert. Mitarbeitende können ihre Akte im Mitarbeiterportal einsehen.
LTmemory übernimmt Beratung, Einführung, Betrieb sowie Schulung der Sage HR Suite: von der Aktenstruktur bis zur Berechtigungslogik.
Was Sie mit Digitale Personalakte gewinnen
- Alles an einem Ort – Verträge, Abrechnungen, Nachweise liegen zentral in einer Akte
- Schnell gefunden – die Volltextsuche liefert Dokumente in Sekunden
- Sicher geregelt – Zugriffsrechte nach Rollen, Änderungen nachvollziehbar historisiert
- Weniger Handarbeit – Dokumente aus Abrechnung sowie Zeitwirtschaft werden automatisch abgelegt
Funktionsbereiche von Digitale Personalakte
Aktenführung
- Zentrale, revisionssichere Ablage aller Mitarbeiterdokumente
- Kategorien samt Ordnern je Mitarbeiter
- Versionierung von Dokumenten, Historisierung von Daten samt Änderungen
- Automatisches Ablagedatum
Eine vollständige Akte pro Mitarbeiter.
Automatische Übernahme
- Direkte Anbindung an Personalabrechnung sowie Personalmanagement
- Dokumente aus Abrechnung wie Zeitwirtschaft landen automatisch in der Akte
- Keine manuelle Zuordnung nötig, kein doppeltes Pflegen von Daten
Immer der aktuelle Stand, ohne Handarbeit.
Suche und Zugriff
- Volltextsuche über alle Dokumente, auch über Dateiinhalte
- Filter nach Kategorie sowie Zeitraum
- Einsicht für Mitarbeitende im Mitarbeiterportal
Das Richtige finden, Rückfragen an HR sparen.
Zugriffs- und Rechtekonzept
- Rollenbasierte Freigaben, individuell konfigurierbar
- Protokollierung von Zugriffen
- Schutz sensibler Personaldaten
Nur das sehen, was zur Rolle gehört.
Einführung bei LTmemory
- Aktenstruktur samt Berechtigungskonzept gemeinsam festlegen
- Übernahme bestehender Unterlagen im Projekt klären
- Schulung für HR sowie Fachbereiche
Vom Papierordner zur digitalen Akte.
Passt das zu Ihren Prozessen?
Wir zeigen Ihnen Digitale Personalakte an Ihrem Anwendungsfall.
Termin vereinbaren →Für wen sich Digitale Personalakte eignet
HR-Verantwortliche, Personalsachbearbeiter, Geschäftsführung: Die Digitale Personalakte richtet sich an Unternehmen, die Personalabrechnung sowie Personalmanagement bereits mit der Sage HR Suite abbilden. Wer Papierakten durch eine zentrale, digitale Aktenführung ersetzen möchte, steuert Zugriffe sauber, entlastet die Personalabteilung zudem spürbar im Tagesgeschäft.
Voraussetzungen
- Windows Server
- Microsoft SQL Server
Häufige Fragen
Welche Dokumente gehören in die Digitale Personalakte?
Alle Unterlagen rund um das Arbeitsverhältnis, etwa Verträge, Abrechnungen, Nachweise. Dokumente aus Abrechnung sowie Zeitwirtschaft werden automatisch abgelegt, weitere Kategorien richten wir passend zu Ihrer Organisation ein.
Wer darf welche Dokumente sehen?
Das legen rollenbasierte Zugriffsrechte fest. Zugriffe werden protokolliert, das Berechtigungskonzept erarbeiten wir gemeinsam mit Ihnen.
Können Mitarbeitende ihre Akte einsehen?
Ja, die Personalakte lässt sich im Mitarbeiterportal der Sage HR Suite einsehen.
Wie kommen vorhandene Papierakten in das System?
Wir unterstützen die Digitalisierung Ihrer bestehenden Personalakten. Umfang, Struktur sowie Vorgehen der Übernahme klären wir im Projekt, abhängig von Ihrem Bestand.
Ist die Aktenführung revisionssicher?
Ja, Dokumente werden revisionssicher abgelegt, Änderungen bleiben historisiert und über Versionen nachvollziehbar.
Ist die Digitale Personalakte auch ohne Personalmanagement nutzbar?
Ja, sie lässt sich eigenständig in Verbindung mit der Personalabrechnung einsetzen.
Wie unterstützt LTmemory bei der Einführung?
Wir begleiten Sie von der Konzeption der Aktenstruktur über die Berechtigungslogik bis zur Schulung Ihrer HR-Teams, außerdem betreuen wir den laufenden Betrieb der Sage HR Suite.
Wie lässt sich die Aufbewahrung datenschutzgerecht gestalten?
Aufbewahrung, Zugriffsschutz sowie Nachvollziehbarkeit stimmen wir im Projekt auf Ihre datenschutzrechtlichen Vorgaben ab, bei Bedarf gemeinsam mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Papierakten ade – starten wir mit Ihrer Digitalen Personalakte
Sprechen Sie mit uns über Ihre Aktenführung. Wir zeigen Ihnen, wie die Digitale Personalakte zu Ihrer Sage HR Suite passt.