Reisekosten einfach abrechnen
Reisekosten samt Belegen digital erfassen, prüfen, abrechnen – inklusive Mitarbeiterportal.
Reisekosten digital erfassen und gesetzeskonform abrechnen
Sage HR Suite Reisekosten digitalisiert Erfassung, Prüfung sowie Abrechnung von Dienstreisen inklusive Mitarbeiterportal.
Mitarbeitende erfassen Reisedaten sowie Belege selbstständig online oder mobil – orts- und zeitunabhängig. Die Software prüft automatisch gegen das aktuelle Reisekostenrecht sowie Ihre eigenen Richtlinien, sodass Nachfragen wie auch Papieraufkommen entfallen. Aussagekräftige Reports schaffen Transparenz über alle Dienstreisen samt Abrechnungen.
Für Ihre Personalabteilung bedeutet das einen durchgängigen Ablauf: Von der Erfassung über die Freigabe bis zur Übergabe an die Personalabrechnung greifen alle Schritte ineinander. LTmemory berät Sie bei der Einführung, richtet die Sage HR Suite Reisekosten passend zu Ihren Richtlinien ein, übernimmt auf Wunsch den Betrieb, schult zudem Ihr Team.
Reisekosten zwischen Tabelle, Papier und Postfach?
Wo Reisekosten per Formular, Tabelle oder E-Mail eingereicht werden, wandern Belege durch mehrere Hände. Die Personalabteilung prüft Angaben manuell, fragt bei Mitarbeitenden nach, überträgt Beträge erneut in die Abrechnung. Das kostet Zeit, begünstigt Fehler, verzögert die Erstattung für Ihre Beschäftigten.
Ein durchgängiger Prozess von der Reise bis zur Abrechnung
Mit Sage HR Suite Reisekosten erfassen Mitarbeitende Reisedaten sowie Belege direkt im Mitarbeiterportal. Die Prüfung nach Reisekostenrecht sowie Ihren Richtlinien läuft automatisch, definierte Freigabe-Workflows leiten jede Abrechnung an die zuständige Führungskraft weiter, freigegebene Beträge gehen ohne erneute Eingabe an die Personalabrechnung.
LTmemory begleitet Sie dabei mit Beratung, Einführung, Betrieb sowie Schulung der Sage HR Suite. So entsteht ein Ablauf, der zu Ihrer Organisation passt, sich im Alltag bewährt.
Was Sie mit Sage HR Suite Reisekosten gewinnen
- Weniger Papier, weniger Nachfragen – Reisedaten samt Belegen erfassen Mitarbeitende direkt digital, Rückfragen sowie Papierbelege entfallen.
- Rechtssicher abrechnen – Automatischer Abgleich mit aktuellem Reisekostenrecht sowie Ihren eigenen Richtlinien.
- Ortsunabhängig erfassen – Erfassung über das Mitarbeiterportal: im Büro, im Homeoffice oder unterwegs.
- Mehr Transparenz – Aussagekräftige Reports zeigen alle Dienstreisen samt Kosten auf einen Blick.
- Schnellere Abrechnung – Weniger manuelle Prüfschritte beschleunigen die Erstattung an Mitarbeitende.
Funktionsbereiche von Sage HR Suite Reisekosten
Digitale Reisekostenerfassung
- Erfassung von Reisedaten samt Belegen online
- Foto-Erfassung von Belegen per Smartphone
- Zuordnung zu Kostenstellen sowie Projekten
- Ortsunabhängig nutzbar
Mitarbeiterportal
- Selbstständige Erfassung durch Mitarbeitende
- Einsicht in eigene Reisekostenabrechnungen
- Status der Erstattung jederzeit einsehbar
- Weniger Rückfragen bei der Personalabteilung
Prüfung nach Reisekostenrecht
- Automatischer Abgleich mit aktuellen Pauschalen
- Berücksichtigung individueller Unternehmensrichtlinien
- Plausibilitätsprüfung der Angaben
- Reduzierte Fehlerquote
Freigabe-Workflows
- Digitale Genehmigung durch Vorgesetzte
- Mehrstufige Freigabeprozesse möglich
- Benachrichtigungen bei offenen Freigaben
- Nachvollziehbare Freigabehistorie
Integration in die Abrechnung
- Direkte Übergabe an die Personalabrechnung
- Keine doppelte Dateneingabe
- Automatische Verbuchung erstatteter Beträge
- Durchgängiger Prozess ohne Medienbruch
Kostenstellen und Projekte
- Zuordnung von Reisekosten zu Projekten
- Auswertbarkeit nach Kostenstellen
- Grundlage für Projektcontrolling
- Transparente Kostenverteilung
Reports und Auswertungen
- Aussagekräftige Auswertungen zu Reisekosten
- Vergleich nach Abteilung oder Zeitraum
- Exportmöglichkeiten für Controlling
- Grundlage für Budgetplanung
Sicherheit und Nachvollziehbarkeit
- Revisionssichere Dokumentation aller Belege
- Nachvollziehbare Bearbeitungshistorie
- Rollenbasierte Zugriffsrechte
- DSGVO-konforme Datenhaltung
Passt das zu Ihren Prozessen?
Wir zeigen Ihnen Sage HR Suite Reisekosten an Ihrem Anwendungsfall.
Termin vereinbaren →Für wen sich Sage HR Suite Reisekosten eignet
Geschäftsführer, Inhaber sowie kaufmännische Entscheider von Unternehmen mit ca. 100 bis 1.000 Mitarbeitern. Besonders profitieren Betriebe mit häufigen Dienstreisen, mehreren Standorten oder einem Außendienst, in denen Personalabteilung, Buchhaltung sowie Controlling bislang viel Zeit mit Belegen samt Rückfragen verbringen. Auch wenn Sie die Sage HR Suite bereits einsetzen, dazu Reisekosten als weiteres Modul ergänzen möchten, passt die Lösung gut zu Ihrer Systemlandschaft.
Voraussetzungen
Windows Server 2019+ sowie SQL Server 2019+
Passende Add-ons für Sage HR Suite Reisekosten
Häufige Fragen
Werden steuerliche Pauschalen und Kilometersätze automatisch aktualisiert?
Ja. Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungspauschalen sowie Kilometersätze werden nach aktuellem Reisekostenrecht gepflegt, automatisch angewendet.
Wie erfassen Mitarbeitende ihre Reisekosten unterwegs?
Über das Mitarbeiterportal erfassen Mitarbeitende Belege samt Ausgaben mobil, orts- und zeitunabhängig, direkt während der Reise.
Wie läuft die Freigabe von Reisekostenabrechnungen ab?
Definierte Freigabe-Workflows leiten jede Abrechnung automatisch an die zuständige Führungskraft weiter, inklusive Prüfung nach Reisekostenrecht.
Fließen die Reisekosten automatisch in die Personalabrechnung ein?
Ja. Freigegebene Reisekostenabrechnungen werden automatisch an die Personalabrechnung übergeben – ohne doppelte Datenpflege.
Lassen sich eigene Reiserichtlinien berücksichtigen?
Ja, die Prüfung berücksichtigt neben dem aktuellen Reisekostenrecht auch Ihre individuellen Unternehmensrichtlinien. Wie Sie diese abbilden, klären wir gemeinsam in der Einführung.
Wer unterstützt bei Einführung und Betrieb?
LTmemory berät Sie zur Sage HR Suite, führt das Modul ein, übernimmt auf Wunsch den Betrieb, schult außerdem Ihre Anwender.
Können Reisekosten Projekten zugeordnet werden?
Ja. Reisekosten lassen sich Kostenstellen sowie Projekten zuordnen, danach entsprechend auswerten.
Reisekosten neu gedacht – starten wir gemeinsam
Sprechen Sie mit uns über Ihre Reisekostenprozesse. Wir zeigen Ihnen, wie Sage HR Suite Reisekosten zu Ihrem Unternehmen passt. Von der Beratung über die Einführung bis zur Schulung begleiten wir Sie dabei.
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