Deutscher Paritätischer Wohlfahrtsverband Landesverband Berlin e.V.
Von mehreren Einzelsystemen zu einem ERP: Wie der Paritätische Landesverband Berlin mit Business Central, früher Microsoft Dynamics NAV, Doppeleingaben vermeidet und Arbeitszeit spart.
Im Gespräch mit dem Paritätischen Berlin
Der Paritätische Landesverband Berlin ist anerkannter Dach- und Spitzenverband der freien Wohlfahrtspflege. Er vertritt die Interessen seiner Mitglieder und berät sie bei rechtlichen, betriebswirtschaftlichen und sozialen Fragen.
Bei der täglichen Arbeit des Landesverbandes laufen viele Informationsströme zusammen. Bisher wurden fast ebenso viele verschiedene Systeme genutzt: eines für die Mitgliederverwaltung, eines für die Finanzbuchhaltung, eines für den Zahlungsverkehr. Daraus ergaben sich Doppeleingaben und ein hoher operativer Verwaltungsaufwand.
- Branche
- Wohlfahrtspflege
- Lösung
- Business Central (früher Microsoft Dynamics NAV) als ERP
- Ansprechpartnerin
- Sabine Adler-Goerick, Verwaltungsleiterin
- Start
- Januar 2017, zunächst die Finanzbuchhaltung
„Irgendwann habe ich einen Schnitt gemacht und gesagt: Jetzt machen wir einmal die Buchhaltung so wie ich sie mir vorstelle.“
Sabine Adler-Goerick, Verwaltungsleiterin
Was bisher geschah
Allein die Buchhaltung arbeitete mit zwei Systemen: Für die Nebenbücher war bereits Microsoft Dynamics NAV im Einsatz, der Vorgänger von Business Central. Für den Zahlungsverkehr nutzte der Verband eine Buchhaltungssoftware, aus der sich keine Zahlungen erzeugen ließen. Diese wurden in einem zusätzlichen Schritt von Hand im Online Banking eingegeben, mit den entsprechenden Fehlerquoten. Auch intern hatten sich Gewohnheiten eingeschlichen, die mitunter zu unklaren Ergebnissen führten.
Eine neue Perspektive
Für einen Teil der Buchhaltung war Microsoft Dynamics NAV bereits erfolgreich im Einsatz. Nun brauchte der Verband eine ganzheitliche Lösung, die möglichst alle Prozesse abdeckt. Der nächste Schritt war schnell klar: LTmemory führte als Microsoft Partner das ERP-System ein, das heute als Microsoft Dynamics 365 Business Central bekannt ist.
Innerhalb eines halben Jahres trugen beide Seiten die Eckpunkte zusammen, nahmen Prozesse auf, analysierten sie, programmierten und schulten. Zum Januar 2017 startete die Finanzbuchhaltung des Paritätischen Landesverbands Berlin komplett mit dem neuen System.
„Es gibt mir einfach viel mehr Sicherheit, mit dem was ich abliefern kann.“
Sabine Adler-Goerick, Verwaltungsleiterin
Gut aufgehoben
Die Abläufe in Business Central (früher Microsoft Dynamics NAV) sind nachvollziehbar und stringent, es wird nachhaltig Arbeitszeit eingespart. Vor allem durch die automatisierten Zahlungen fällt ein großer Teil des operativen Aufwands weg. Das erleichtert den Arbeitsalltag und minimiert Fehlerquellen.
Monate und Jahre werden ordentlich abgeschlossen, dann startet eine neue Buchungsperiode. Die Umsatzsteuer wird im System ermittelt und kann direkt elektronisch an das Finanzamt geschickt werden. Und das Wichtigste: Die Chemie zwischen den Mitarbeitern von LTmemory und dem Paritätischen Landesverband stimmt, sodass auch zeitintensivere Themen und offene Fragen nach der Umsetzung gemeinsam erfolgreich angegangen werden.
„Ich fühle mich sehr gut aufgehoben, das kann ich wirklich ganz klar sagen.“ Sabine Adler-Goerick, Verwaltungsleiterin
Zukunftsgedanken
Der Paritätische Landesverband Berlin plant, Schritt für Schritt auch andere bisherige Systeme umzustellen und zu vereinheitlichen. So sollen künftig etwa Beitragsrechnung und Mahnwesen in nur einem System integriert werden. Auch die täglichen Veranstaltungen des Verbands könnten künftig über Business Central koordiniert werden.
Der Arbeitsalltag soll an allen möglichen Stellen weiter vereinfacht, Doppeleingaben sollen vermieden und der operative Aufwand minimiert werden. So können sich die Mitarbeiter auf das Wesentliche konzentrieren: ihre Mitglieder umfassend zu betreuen und den sozialen Grundsatz des Verbands voranzutreiben. Frau Adler-Goerick ist offen für Erweiterungen und möchte auch künftig von weiteren Modulen profitieren. Mehr zu den Funktionen und Erweiterungen finden Sie in unserer Business-Central-Übersicht.
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