MailStore Server
MailStore Server legt die E-Mails Ihres Unternehmens in einem zentralen Archiv ab, unabhängig vom Mailsystem. LTmemory liefert die Lizenzen, richtet die Lösung ein und betreibt sie auf Wunsch als Managed Instance.
- Vollständiges Archiv durch Journalarchivierung
- Zertifiziert nach IDW PS 880 und DSGVO, GoBD-konform bei sachgerechter Anwendung
- Betrieb der MailStore-Instanz durch LTmemory möglich
Module im Überblick
E-Mail-Archivierung, die Postfächer entlastet
MailStore Server archiviert E-Mails aus Microsoft 365, Exchange, Google Workspace und weiteren Systemen in einem zentralen, durchsuchbaren Archiv.
Die Mails werden originalgetreu abgelegt, vor Manipulation geschützt und bleiben über viele Jahre verfügbar. Anwender greifen über Outlook oder den Browser auf ihr Archiv zu, ohne ihre gewohnte Arbeitsweise zu ändern. Aufbewahrungsrichtlinien regeln, wie lange welche Mails bleiben. LTmemory übernimmt Beschaffung, Einrichtung und auf Wunsch den kompletten Betrieb.
Das Archiv passt zu Microsoft 365 und ergänzt Ihr Managed Backup, ersetzt es aber nicht.
Was Sie mit MailStore Server gewinnen
- Vollständigkeit: Journalarchivierung legt Mails schon vor der Zustellung in die Postfächer ab.
- Unabhängigkeit: Das Archiv ist vom Mailsystem getrennt und bleibt bei einem Wechsel erhalten.
- Schneller Zugriff: Volltextsuche in Outlook oder im Browser, Wiederherstellung mit einem Klick.
- Entlastung: Regelbasiertes Löschen, Deduplizierung und Komprimierung sparen Speicher auf dem Mailserver.
- Kontrolle: Aufbewahrungsrichtlinien, Legal Hold und Protokollierung sind zentral einstellbar.
- Alles aus einer Hand: Lizenz, Einrichtung und Betrieb liegen bei einem Ansprechpartner.
Funktionsbereiche von MailStore Server
Archivierung
- Journalarchivierung aller ein- und ausgehenden Mails
- Archivierung aus Postfächern, öffentlichen Ordnern und PST-Dateien
- Originalgetreue Ablage inklusive Anhängen
- Zeitgesteuerte Archivierungsprofile
Rechtliche Anforderungen
- Zertifizierung nach IDW PS 880 und DSGVO
- Manipulationsschutz durch Hashwerte und Verschlüsselung
- Aufbewahrungsrichtlinien und Legal Hold
- Protokollierung und Auditor-Zugriff
Zugriff und Suche
- Outlook-App oder Outlook-Add-in
- Web Access im Browser, auch mobil
- Schnelle Volltextsuche
- Wiederherstellung mit einem Klick
Verwaltung
- Benutzer per Active Directory oder LDAP abgleichen
- Mehrere Archivspeicher möglich
- Statusberichte für Administratoren
- Integrierte Archiv-Datensicherung
Export und Unabhängigkeit
- Export einzelner Mails, Ordner oder des gesamten Archivs
- Standardformate ohne Informationsverlust
- Signierte Exporte möglich
- Kein Lock-in
Managed Instance durch LTmemory
- Betrieb Ihrer MailStore-Instanz durch LTmemory
- Einrichtung, Pflege und Updates
- Überwachung des Betriebs
- Ein Ansprechpartner für Lizenz und Betrieb
Passt das zu Ihren Prozessen?
Wir zeigen Ihnen MailStore Server an Ihrem Anwendungsfall.
Termin vereinbaren →Für wen sich MailStore Server eignet
Unternehmen, die E-Mails geordnet und langfristig aufbewahren müssen, etwa wegen GoBD oder DSGVO, die Postfachgrößen begrenzen oder den Mailserver entlasten wollen. Auch geeignet, wenn Archiv und Mailsystem getrennt bleiben sollen, zum Beispiel bei einem Wechsel auf Microsoft 365. Wer die Instanz nicht selbst pflegen möchte, wählt die Managed Instance.
Voraussetzungen
Windows Server 2016 bis 2025 sowie Windows 11. Archivspeicher im Dateisystem, auf Microsoft SQL Server oder PostgreSQL. Einsetzbar für 5 bis 2.000 Nutzer. Anbindung an Microsoft 365, Exchange Server, Google Workspace sowie IMAP- und POP3-Server. Zugriff über Outlook (App oder Add-in), Web Access oder den MailStore Client. Details zu Version und Dimensionierung klären wir im Gespräch.
Häufige Fragen
Was ist MailStore Server?
MailStore Server ist eine Software zur E-Mail-Archivierung für kleine und mittlere Unternehmen. Sie legt E-Mails in einem zentralen Archiv ab und macht sie durchsuchbar.
Ersetzt die Archivierung das Backup?
Nein. Archivierung und Datensicherung erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Das Archiv bewahrt E-Mails langfristig auf, ein Backup stellt Systeme nach einem Ausfall wieder her. Wir binden das Archiv in Ihr Managed Backup ein.
Funktioniert MailStore mit Microsoft 365?
Ja. MailStore Server archiviert Postfächer aus Microsoft 365, auf Wunsch auch per Journalarchivierung. Mehr zu unserem Angebot finden Sie unter Microsoft 365.
Was bedeutet Managed Instance?
Wir betreiben Ihre MailStore-Instanz für Sie. Sie nutzen das Archiv, wir kümmern uns um Einrichtung, Pflege und Überwachung.
Erfüllt MailStore die GoBD?
MailStore Server wird regelmäßig nach IDW PS 880 zertifiziert und ermöglicht bei sachgerechter Anwendung eine GoBD-konforme Archivierung. Die konkrete Umsetzung stimmen wir mit Ihnen und Ihrem Steuerberater ab.
Kann ich E-Mails wieder aus dem Archiv herausholen?
Ja. Einzelne Mails, Ordner oder das gesamte Archiv lassen sich in Standardformaten exportieren, sodass Sie nicht an die Software gebunden sind.
MailStore Server für Ihr Unternehmen
Sprechen Sie mit uns über Ihr Mailsystem und Ihre Aufbewahrungspflichten. Wir empfehlen die passende Variante und übernehmen auf Wunsch Einrichtung und Betrieb.
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