Elektronische Entgeltunterlagen
Arbeitgeber müssen Entgeltunterlagen elektronisch führen. Wir zeigen, was das bedeutet. Ebenso erfahren Sie, wie die Sage HR Suite Sie bei der Umsetzung unterstützt.
Entgeltunterlagen digital führen
Entgeltunterlagen samt Belegen zur Beitragsabrechnung sind elektronisch zu führen, bei Prüfungen ebenso elektronisch bereitzustellen – etwa für die Betriebsprüfung der Rentenversicherung.
- Gilt grundsätzlich für alle Arbeitgeber
- Belege geordnet digital archivieren
- Elektronische Bereitstellung für Prüfer
- Befreiung nur bis 31.12.2026, danach entfällt sie
Prozesse jetzt anpassen
Wer bisher mit Papier gearbeitet oder eine Befreiung genutzt hat, sollte die Umstellung jetzt planen.
- Papierbelege digitalisieren
- Ablage revisionssicher organisieren
- Elektronische Betriebsprüfung (euBP) vorbereiten
- Zuständigkeiten klar festlegen
Worauf Sie achten müssen
Betroffene Unterlagen
- Lohnkonten samt Abrechnungen
- Minijob-Erklärungen (weitere Beschäftigungen, Befreiung von der Rentenversicherung)
- Arbeitszeitnachweise nach Mindestlohngesetz
- Nachweis der Elternschaft
- Aufenthaltstitel bei Beschäftigten außerhalb des EWR
Aufbewahrung
- Aufbewahrungsfristen beachten
- Geordnete, nachvollziehbare Ablage
- Lesbarkeit dauerhaft sichern
Betriebsprüfung
- Elektronische Übermittlung
- Vollständige, geordnete Daten
- Schnelle Auskunft bei Rückfragen
Belege digitalisieren
- Papierbelege scannen
- Zuordnung zum Mitarbeiter
- Einheitliche Verschlagwortung
Datenschutz
- Zugriffsrechte nach Rollen
- Protokollierung von Zugriffen
- Löschkonzept nach Fristablauf
Status-Check vereinbaren
Wir prüfen, wo Sie stehen. Außerdem klären wir, was bis Jahresende zu tun ist.
Termin vereinbaren →In vier Schritten digital
Status-Check
Heutige Ablage samt Prozessen aufnehmen.
Konzept
Ablagestruktur, Rechte, dazu Abläufe festlegen.
Einrichtung
Sage HR Suite samt Digitaler Personalakte konfigurieren.
Schulung
Ihr Team sicher im neuen Ablauf machen.
Werkzeuge für die Umsetzung
Digitale Personalakte
Belege zentral und mitarbeiterbezogen ablegen, mit Rollen und Zugriffsprotokoll.
Mehr erfahren →Häufige Fragen
Gilt die Pflicht für jeden Arbeitgeber?
Grundsätzlich ja, ausgenommen sind nur private Haushalte im Haushaltsscheckverfahren. Eine Befreiung gibt es nur auf Antrag beim Prüfdienst der Rentenversicherung, außerdem nur bis Ende 2026.
Kann ich noch eine Befreiung beantragen?
Noch bis 31.12.2026, formlos beim Prüfdienst der Rentenversicherung. Sie wirkt höchstens bis Ende 2026, ab 1. Januar 2027 gibt es keine Befreiung mehr.
Was gehört zu den Entgeltunterlagen?
Neben Lohnkonto, Abrechnungen sowie Beitragsabrechnungen zählen begleitende Unterlagen dazu, etwa Minijob-Erklärungen, Arbeitszeitnachweise nach Mindestlohngesetz, Nachweise der Elternschaft.
Gilt die Pflicht auch für kleine Betriebe?
Ja, sie hängt nicht von der Betriebsgröße ab. Ausgenommen sind nur private Haushalte im Haushaltsscheckverfahren.
Was ist die euBP?
Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung: Prüfrelevante Daten werden elektronisch an die Rentenversicherung übermittelt statt vor Ort gesichtet.
Was passiert mit unseren vorhandenen Papierunterlagen?
Sie müssen nicht neu erfasst werden. Gescannte Unterlagen zählen als elektronisch geführt, sofern sie vollständig, lesbar sowie geordnet abgelegt sind. Die Digitale Personalakte legt sie mitarbeiterbezogen ab und hält sie auffindbar. Unterschriebene Verträge sowie Kündigungen bewahren Sie zusätzlich im Original auf.
Wie hilft die Sage HR Suite?
Sie unterstützt die elektronischen Meldeverfahren. Mit der Digitalen Personalakte legen Sie Belege zentral und mitarbeiterbezogen ab.
Entgeltunterlagen digital – ohne Umwege
Wir prüfen Ihren Stand, die elektronische Ablage setzen wir mit Ihnen um.