Im Gespräch mit …

… dem Deutschen Paritätischen Wohlfahrtsverband

Landesverband Berlin e.V.

Der Paritätische Landesverband Berlin ist anerkannter Dach- und Spitzenverband der freien Wohlfahrtspflege. Er vertritt die Interessen seiner Mitglieder und berät sie bei rechtlichen, betriebswirtschaftlichen und sozialen Fragen. Bei der täglichen Arbeit des Landesverbandes läuft eine Vielzahl an Informationsströmen zusammen. Dabei wurden bisher fast genauso viele verschiedene Systeme genutzt: ein System zur Mitgliederverwaltung, eines für die Finanzbuchhaltung, ein System für den Zahlungsverkehr, … Daraus ergaben sich Doppeleingaben und damit einhergehend ein enorm hoher, operativer Verwaltungsaufwand.

„Irgendwann habe ich einen Schnitt gemacht und gesagt – Jetzt machen wir einmal die Buchhaltung so wie ich sie mir vorstelle.“

Was bisher geschah

Als Frau Adler-Goerick im Sommer 2015 in der Position der Verwaltungsleiterin beim Paritätischen Landesverband Berlin anfing, ist ihr gleich aufgefallen, was für ein tolles Arbeitsklima vor Ort herrscht. Sie arbeitet gern dort und das geht nicht nur ihr so. Der soziale Gedanke macht die Arbeit zu etwas Besonderem. Schnell hat sie allerdings auch Schwächen festgestellt, in erster Linie technischer Natur. Allein die Buchhaltung arbeitete mit zwei Systemen: für die Nebenbücher war bereits Microsoft Dynamics NAV im Einsatz, für den Zahlungsverkehr wurde eine Buchhaltungssoftware genutzt, aus deren System allerdings keine Zahlungen kreiert werden konnten. Diese wurden in einem zusätzlichen Schritt manuell im Online Banking eingegeben – mit den entsprechenden Fehlerquoten. Auch intern hatten sich Gewohnheiten eingeschlichen, die das ein oder andere Mal zu unklaren Ergebnissen führten. Die ganze Struktur des Systems hat Frau Adler-Goerick nicht ganz überzeugt.

Eine neue Perspektive

Da für einen Teil der Buchhaltung Microsoft Dynamics NAV bereits erfolgreich im Einsatz war und nun eine ganzheitliche Lösung hermusste, die möglichst alle Prozesse im  Paritätischen Landesverband Berlin abdeckt, war der nächste Schritt schnell klar: LTmemory nahm als Microsoft Gold Partner die Herausforderung an, Microsoft Dynamics NAV als ERP-System einzuführen. Innerhalb eines halben Jahres wurden die Eckpunkte auf beiden Seiten zusammengetragen, es wurden Prozesse aufgenommen, analysiert, programmiert und geschult. Zum Januar 2017 startete zunächst die Finanzbuchhaltung vom Paritätische Landesverband Berlin komplett mit dem neuen System.

„Es gibt mir einfach viel mehr Sicherheit, mit dem was ich abliefern kann.“

Gut aufgehoben

Die Abläufe in Microsoft Dynamics NAV sind nachvollziehbar und stringent, es wird nachhaltig Arbeitszeit eingespart. Vor allem durch die automatisierten Zahlungen fällt ein großer Teil an operativem Aufwand weg, was den Arbeitsalltag erleichtert und Fehlerquellen minimiert. Die Monate und Jahre werden ordentlich abgeschlossen und dann startet eine neue Buchungsperiode. Die Umsatzsteuer wird im System ermittelt und kann direkt elektronisch an das Finanzamt geschickt werden. Und das wichtigste: Die Chemie zwischen den Mitarbeitern von LTmemory und dem Paritätischen Landesverband stimmt, so dass auch etwas zeitintensivere Thematiken und offene Fragen nach der Umsetzung gemeinsam erfolgreich angegangen werden.

„Ich fühle mich sehr gut aufgehoben, das kann ich wirklich ganz klar sagen.“

Zukunftsgedanken

Der Paritätische Landesverband Berlin plant nun, Schritt für Schritt auch andere bisherige Systeme umzustellen und zu vereinheitlichen. So sollen künftig beispielsweise auch die Beitragsrechnung und das Mahnwesen in nur einem System integriert werden, wofür sich Microsoft Dynamics NAV natürlich bestens anbietet. Täglich finden beim Paritätischen Landesverband Berlin Veranstaltungen statt, auch diese könnten in Zukunft über Microsoft Dynamics NAV koordiniert werden. Der Arbeitsalltag soll an allen möglichen Stellen weiter vereinfacht werden, Doppeleingaben vermieden und der operative Aufwand möglichst minimiert werden. So können sich die Mitarbeiter des Paritätischen Landesverbandes Berlin auf das Wesentliche konzentrieren: Ihre Mitglieder möglichst umfassend zu betreuen und den sozialen Grundsatz des Verbands weiter voran zu treiben. Frau Adler-Goerick ist offen für Erweiterungen und möchte auch zukünftig von weiteren Modulen profitieren. Bei LTmemory fühlt sie sich gut aufgehoben und blickt gespannt in die gemeinsame Zukunft.

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