In Personalabteilungen drehen sich die meisten Prozesse um die Verwaltung von Daten. Das Erstellen und Aktualisieren von Mitarbeiterdaten sowie das Versenden von Meldungen gehören hierbei zu den wichtigsten Aufgaben. Im Laufe der Zeit kann sich jedoch eine Menge an Papierkram ansammeln, der in Akten und Schränken verstaut wird. Dies führt nicht nur zu Unordnung, sondern auch zu einer Verschwendung von Ressourcen wie Papier, Platz und Zeit, was letztendlich zu höheren Kosten führt.
Wenn Sie Ihre Arbeitsabläufe beschleunigen und Kosten sparen möchten, gibt es nur eine Lösung: Beenden Sie endlich den Papierkram! Legen Sie jetzt die digitale Personalakte an.
Sichere Verwaltung, Effiziente Arbeitsprozesse, Mobiler Zugriff, Benutzerfreundlichkeit, Kostenersparnis
Eine digitale Personalakte hat dieselbe Funktion wie eine traditionelle Akte aus Papier. Sie enthält alle Dokumente, die den Mitarbeiter betreffen und für das Arbeitsverhältnis relevant sind. Der Unterschied besteht darin, dass diese Dokumente nicht mehr in Papierform vorliegen, sondern konsequent digitalisiert werden. Im besten Fall werden sie automatisch in einem digitalen Dokumentenmanagementsystem (DMS) gespeichert und zentral verwaltet.
Der Hauptvorteil der digitalen Personalakte besteht darin, dass jeder berechtigte Mitarbeiter dezentral darauf zugreifen kann, unabhängig von seinem aktuellen Standort. Der betroffene Mitarbeiter selbst hat Zugriffsberechtigung, aber auch die Mitarbeiter der Personalabteilung können darauf zugreifen. Benutzerprofile legen genau fest, wer welche Dokumente einsehen darf und wer Änderungen vornehmen kann.
Die Hauptmotivation für den Einsatz einer digitalen Personalakte liegt darin, die Arbeitsbelastung der HR-Mitarbeiter zu reduzieren. Papierakten beanspruchen viel Zeit und Platz. Es dauert lange, sie zu erstellen, zu pflegen und nach benötigten Informationen zu suchen. Zudem belegen sie viel Raum, da oft mehrere Aktenschränke erforderlich sind. In einigen Fällen gehen Dokumente sogar verloren, wenn sie falsch abgeheftet oder verlegt werden.
Die Vorteile der digitalen Personalakte sind, dass sie zentral gespeichert wird, was das Risiko des Verlusts reduziert. Automatisierung von Routineaufgaben verbessert die Effizienz der Personalabteilung. Mitarbeiter haben wieder mehr Zeit für andere, wertschöpfende Aufgaben. Die digitale Akte benötigt keinen physischen Platz wie Aktenschränke. Folglich spart das Unternehmen Platz und Zeit und reduziert letztendlich Kosten.
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