Leitfaden zur Business-Central-Schulung

Ein neues ERP scheitert selten daran, dass Mitarbeitende keine Menüpunkte finden. Kritisch wird es, wenn Rechnungen anders freigegeben werden als geplant, Lagerbuchungen zu spät erfolgen oder Monatsabschlüsse auf parallelen Excel-Listen beruhen. Ein Leitfaden für die Schulung mit Microsoft Dynamics 365 Business Central muss deshalb Arbeitsabläufe vermitteln, nicht lediglich Funktionen erklären.

Für mittelständische Unternehmen ist die Schulung ein eigener Projektbaustein. Sie entscheidet darüber, ob die neue Lösung im Tagesgeschäft akzeptiert wird, ob Daten verlässlich bleiben und ob die erwartete Prozessautomatisierung tatsächlich eintritt. Wer früh Rollen, Inhalte und Übungsfälle definiert, reduziert Rückfragen nach dem Go-live und vermeidet kostspielige Korrekturen im laufenden Betrieb.

Warum die Schulung mit Business Central projektentscheidend ist

Business Central bildet viele Bereiche in einer gemeinsamen Datenbasis ab: Finanzbuchhaltung, Einkauf, Verkauf, Lager, Projekte und je nach Einrichtung auch Produktion oder Serviceprozesse. Eine Buchung in einem Bereich kann Auswirkungen an anderer Stelle haben. Genau diese Zusammenhänge müssen Anwender verstehen, damit sie Entscheidungen im System sicher treffen können.

Ein typisches Szenario aus dem Mittelstand: Der Einkauf erfasst eine Bestellung mit unvollständiger Dimension, der Wareneingang wird dennoch gebucht und die Kreditorenrechnung später zugeordnet. Im Monatsabschluss fehlen dann Auswertungen nach Kostenstelle oder Projekt. Das Problem ist nicht fehlendes Fachwissen im Einkauf, sondern ein nicht abgestimmter Prozess und eine Schulung, die den konkreten Buchungsweg nicht abgebildet hat.

Schulungen sollten daher nicht erst kurz vor dem Produktivstart stattfinden. Zu diesem Zeitpunkt sind Stammdaten, Berechtigungen, Freigaben und Beleglayouts häufig bereits festgelegt. Wenn sich in der Schulung zeigt, dass ein Ablauf nicht praxistauglich ist, bleibt kaum Zeit für Anpassungen. Besser ist ein gestuftes Vorgehen, bei dem Fachbereiche bereits während der Konzeption mit realistischen Fällen arbeiten.

Leitfaden zur Business-Central-Schulung: Von Rollen zu Lernzielen

Der erste Schritt besteht darin, nicht nach Abteilungen, sondern nach Tätigkeiten zu strukturieren. Eine Sachbearbeiterin im Einkauf benötigt andere Kenntnisse als die Einkaufsleitung. Die Buchhaltung muss Buchungslogiken, Kontierungen und Abschlussabläufe nachvollziehen können, während die Geschäftsführung vor allem mit Genehmigungen, Kennzahlen und Auswertungen arbeitet.

Für jede Rolle sollten drei Fragen beantwortet werden: Welche Vorgänge führt die Person selbst aus? Welche Daten prüft oder gibt sie frei? Welche Fehler muss sie erkennen und an wen weitergeben? Daraus entstehen verständliche Lernziele. Statt „Einkauf schulen“ lautet ein belastbares Ziel beispielsweise: „Bestellungen mit korrekten Lieferanten-, Artikel- und Dimensionsdaten anlegen, Änderungen nachvollziehen und Wareneingänge fristgerecht buchen.“

Besonders bewährt haben sich getrennte Schulungsgruppen für operative Anwender, Key User und Führungskräfte. Operative Teams üben wiederkehrende Abläufe. Key User benötigen zusätzlich Wissen über Ausnahmen, erste Fehleranalyse und die interne Unterstützung nach dem Start. Führungskräfte sollten nicht mit Detailmasken belastet werden, müssen aber Freigabeprozesse, Verantwortlichkeiten und die Aussagekraft ihrer Auswertungen kennen.

Prozesse vor Funktionen erklären

Eine funktionsorientierte Schulung folgt oft der Navigation: Einrichtung öffnen, Karte ausfüllen, Buchung auslösen. Das wirkt zunächst effizient, bleibt aber selten hängen. Anwender lernen nachhaltiger entlang eines vollständigen Geschäftsfalls: Anfrage, Bestellung, Wareneingang, Rechnung, Zahlung und Auswertung.

Dabei dürfen auch Sonderfälle nicht fehlen. Was passiert bei Teillieferungen, abweichenden Rechnungsbeträgen, gesperrten Kreditoren oder nachträglichen Korrekturen? Gerade diese Situationen erzeugen im Alltag Unsicherheit. Sie in einer sicheren Übungsumgebung durchzuspielen, ist wesentlich günstiger als Korrekturbuchungen im Produktivsystem.

Die richtigen Inhalte je Fachbereich festlegen

Nicht jede Schulung muss sämtliche Funktionen abdecken. Der Umfang hängt von der Systemeinrichtung, dem Reifegrad der Prozesse und der Veränderung gegenüber der bisherigen Arbeitsweise ab. Ein Unternehmen, das von einer älteren NAV-Version wechselt, benötigt meist weniger Grundlagen zur Belegbearbeitung als ein Betrieb, der zuvor mit Insellösungen und Excel gearbeitet hat.

In der Praxis sollten die Inhalte mindestens diese Themen abdecken:

• Anmeldung, Rollenprofile, Berechtigungen und der sichere Umgang mit persönlichen Ansichten.
• Stammdatenpflege für Kunden, Lieferanten, Artikel, Konten, Dimensionen und Zahlungsbedingungen.
• Tägliche Belegprozesse inklusive Prüfungen, Freigaben, Buchungen und Korrekturwegen.
• Auswertungen, Filter, Suchen, Personalisierungen sowie der Umgang mit fehlenden oder auffälligen Daten.
• Verantwortlichkeiten bei Fehlern, Supportanfragen und Änderungen an festgelegten Abläufen.

Bei Buchhaltung und Controlling gehört der Zusammenhang zwischen Nebenbüchern, Sachposten und Auswertungen zwingend dazu. In Lager und Einkauf sind Buchungszeitpunkte, Artikelverfolgung sowie die Auswirkungen auf Verfügbarkeit und Bewertung relevant. Entscheidend ist: Inhalte werden nur dann aufgenommen, wenn sie in der Rolle tatsächlich gebraucht werden.

Mit realistischen Daten und Übungen arbeiten

Eine Schulung ohne Übungsmandant erzeugt leicht eine trügerische Sicherheit. Wer nur zusieht, kann einen Ablauf meist nicht reproduzieren. Ein separater Test- oder Schulungsmandant ermöglicht es, Buchungen selbst auszuführen, Fehler bewusst zu erzeugen und ihre Folgen nachzuvollziehen.

Die Übungsdaten sollten dem Unternehmen ähneln. Reale Artikelgruppen, typische Zahlungsziele, bekannte Kostenstellen und anonymisierte Belegmuster schaffen Wiedererkennung. Ein Maschinenbauunternehmen sollte etwa mit projektbezogenen Beschaffungen und Teillieferungen trainieren, nicht mit einem abstrakten Musterfall aus dem Handel. Das erhöht zwar den Vorbereitungsaufwand, senkt aber die Übertragungsfehler im Alltag deutlich.

Gute Übungen haben einen klaren Anfang und ein überprüfbares Ergebnis. Beispielsweise legt ein Teilnehmer eine Bestellung an, löst eine Freigabe aus, bucht den Wareneingang und prüft anschließend die Auswirkung in der vorgesehenen Auswertung. Der Trainer sieht dadurch nicht nur, ob die Maske bedient wird, sondern ob die Prozesslogik verstanden ist.

Zeitplanung: Kurz vor dem Go-live reicht nicht

Viele Projekte unterschätzen den Zeitbedarf, weil Schulung als einzelner Termin eingeplant wird. Tatsächlich brauchen Teams Zeit zwischen den Einheiten. Erst im eigenen Arbeitskontext entstehen Fragen zu Ausnahmen, Verantwortlichkeiten und Datenqualität. Mehrere kurze, rollenbezogene Termine sind deshalb oft wirksamer als ein ganzer Schulungstag für alle Beteiligten.

Ein praxistauglicher Ablauf beginnt mit einer Einführung für Key User während der Konfiguration. Sie prüfen gemeinsam mit dem Projektteam, ob die geplanten Prozesse zum Geschäft passen. Anschließend folgen Fachbereichsschulungen in der Testumgebung. Kurz vor dem Start helfen Wiederholungseinheiten anhand der häufigsten Tagesgeschäftsfälle. Nach dem Go-live sind feste Sprechstunden sinnvoll, damit Unsicherheiten nicht zu informellen Nebenprozessen führen.

Auch die Belastung des Betriebs ist zu berücksichtigen. In der Jahresabschlussphase kann die Finanzbuchhaltung kaum mehrere halbe Tage freistellen. Im saisonalen Hochgeschäft gilt Vergleichbares für Lager und Auftragsbearbeitung. Die Schulungsplanung muss sich an diese Realitäten anpassen, nicht umgekehrt.

Typische Projektfallen und wie sie vermieden werden

Die häufigste Falle ist eine Standardpräsentation, die nicht zur individuellen Einrichtung passt. Wenn Felder, Freigabeschritte oder Auswertungen im Training anders aussehen als später im Produktivsystem, verlieren Mitarbeitende Vertrauen. Schulungsunterlagen müssen daher auf den tatsächlich konfigurierten Mandanten abgestimmt sein.

Ebenso problematisch ist die Annahme, erfahrene Mitarbeitende bräuchten keine Einweisung. Gerade langjährige Fachkräfte kennen oft die fachliche Logik sehr gut, übertragen aber Abläufe aus Altsystemen auf die neue Lösung. Das kann zu Umgehungslösungen führen, etwa zu Schattenlisten oder nachträglichen manuellen Anpassungen.

Eine weitere Falle sind ungeklärte Verantwortlichkeiten nach dem Start. Wenn niemand weiß, wer Stammdatenänderungen freigibt, wer Berechtigungen anfordert oder welche Fälle an den externen Support gehen, entstehen Wartezeiten und uneinheitliche Entscheidungen. Ein kurzer interner Leitfaden mit Ansprechpartnern und Eskalationswegen ist dafür hilfreicher als ein umfangreiches Handbuch, das niemand nutzt.

Viele Unternehmen ziehen für Konzeption, Einrichtung und Wissenstransfer externe Spezialisten hinzu. Erfahrene Berater erkennen häufig früh, ob eine Schulungsfrage in Wahrheit auf eine unklare Prozessentscheidung, unpassende Berechtigung oder fehlerhafte Stammdatenstruktur hinweist. Ein IT- und Digitalisierungsdienstleister kann zudem Testumgebungen vorbereiten, Schulungsfälle dokumentieren und Key User beim Aufbau einer tragfähigen internen Supportstruktur begleiten. LTmemory verbindet diese Arbeit bei Bedarf mit der technischen Betreuung der zugrunde liegenden Microsoft-Umgebung, damit fachliche Prozesse und Betriebsfähigkeit zusammenpassen.

Erfolg nach der Schulung messbar machen

Teilnehmerlisten belegen nur Anwesenheit, nicht Kompetenz. Sinnvoller sind konkrete Kennzahlen in den ersten Wochen: Wie viele Belege werden ohne Nacharbeit gebucht? Wie lange dauern Freigaben? Wie viele Supportanfragen betreffen wiederkehrende Bedienfehler? Welche Buchungen müssen im Monatsabschluss korrigiert werden?

Diese Werte sollten nicht zur Kontrolle einzelner Personen dienen. Sie zeigen, an welchen Stellen Schulungsunterlagen, Prozesse oder Systemeinstellungen nachgebessert werden müssen. Wiederholte Rückfragen zu einer bestimmten Freigabe können beispielsweise auf eine unklare Regel hindeuten, nicht auf mangelnde Lernbereitschaft.

Fazit

Eine wirksame Business-Central-Schulung vermittelt nicht möglichst viele Funktionen, sondern die richtigen Abläufe für jede Rolle. Sie nutzt realistische Fälle, berücksichtigt Ausnahmen und setzt ausreichend Zeit für Übung und Rückfragen voraus. So wird aus einer Softwareeinführung eine Arbeitsweise, die im Tagesgeschäft zuverlässig trägt.

Wenn Schulung und Einführung zusammen gedacht werden müssen

Unternehmen sollten vor dem Schulungsstart sachlich prüfen, ob Prozesse dokumentiert, Rollen geklärt, Testdaten verfügbar und Key User zeitlich entlastet sind. Fehlen diese Ressourcen, steigt bei einer Eigenimplementierung das Risiko, dass Mitarbeitende mit unfertigen Abläufen trainieren oder kritische Sonderfälle erst im Betrieb sichtbar werden.

Ein erfahrener Partner kann helfen, Schulungsbedarf von Konfigurationsfragen zu trennen, praxisnahe Übungen vorzubereiten und Verantwortlichkeiten für die Zeit nach dem Go-live festzulegen. Der entscheidende Maßstab bleibt dabei einfach: Mitarbeitende müssen ihren nächsten Geschäftsvorgang sicher, nachvollziehbar und ohne Nebenlisten bearbeiten können.