Business Central 28.0: Was das neue Release wirklich für Finance, Key User und Geschäftsführung bedeutet

vom 17. April 2026

Mit Dynamics 365 Business Central 28.0, veröffentlicht im Rahmen der 2026 Release Wave 1, setzt Microsoft einen klaren Schwerpunkt auf Produktivität, Automatisierung und Governance. Das Update richtet sich gezielt an Unternehmen, die ihr ERP nicht nur betreiben, sondern strategisch zur Steuerung, Transparenz und Skalierung einsetzen wollen.

Insbesondere Key User im Finanzbereich, kaufmännische Leitungen sowie Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer profitieren von konkreten Verbesserungen in den Bereichen Finanzprozesse, Reporting, E‑Rechnung, Supply Chain und AI-gestützte Unterstützung. Dieser Artikel zeigt, welche Neuerungen wirklich relevant sind, wie sie sich auf deutsche Unternehmen auswirken und worauf Sie sich beim Update vorbereiten sollten.

Einordnung: Was ist Business Central 28.0?

Business Central 28.0 ist das Major Update der 2026 Release Wave 1 und wird für Online-Umgebungen sukzessive ausgerollt. Neue Kundinnen und Kunden erhalten automatisch Version 28.0, bestehende Mandanten können den Update-Zeitpunkt innerhalb eines fünfmonatigen Fensters selbst wählen.
Für die Geschäftsführung ist wichtig:

Business Central verfolgt konsequent das Prinzip kontinuierlicher Weiterentwicklung statt großer Migrationsprojekte. Das reduziert Risiken, senkt laufende IT-Kosten und erlaubt es Unternehmen, Innovationen schrittweise in den operativen Betrieb zu integrieren.

Mehr Transparenz und Effizienz im Finanzbereich

Verbesserungen im Rechnungsworkflow und Zahlungsverkehr

Business Central 28.0 bringt spürbare Entlastung für Buchhaltung und Finanzabteilungen:

• Eingehende E‑Rechnungen können jetzt direkt mit Einkaufsrechnungen verknüpft werden
• Standard‑E‑Dokumenttypen lassen sich auf Lieferantenvorlagen definieren
• Mehrere Bestell- und Wareneingangszeilen können einer Einkaufsrechnung zugeordnet werden
• Drop‑Shipment-Rechnungen lassen sich unabhängig voneinander buchen oder korrigieren

Für Key User bedeutet das: weniger manuelle Nacharbeit, geringere Fehlerquoten und klarere Prüfpfade. Für die Geschäftsführung entsteht mehr Prozesssicherheit und Skalierbarkeit, insbesondere bei wachsendem Belegvolumen.

E‑Rechnung und Compliance: Fokus Deutschland

Ein besonders relevanter Punkt für deutsche Unternehmen ist die Weiterentwicklung der E‑Rechnungsfunktionen.

Business Central 28.0 unterstützt neue E‑Invoice‑Formate für Dienstleistungsrechnungen (Public Preview) und bereitet das System weiter auf kommende gesetzliche Anforderungen vor. Unternehmen, die bereits auf XRechnung oder ZUGFeRD setzen oder sich darauf vorbereiten, profitieren von:

• klareren Stammdatenstrukturen
• besserer Automatisierung im Rechnungseingang
• standardisierten Dokumenttypen je Geschäftspartner

Empfehlung für CEOs und Finance-Leitungen:
Nutzen Sie das Update, um E‑Rechnungsprozesse strategisch zu überprüfen. Business Central 28.0 ist ein geeigneter Zeitpunkt, um manuelle Übergangslösungen abzubauen und nachhaltige Compliance-Strukturen aufzubauen.

Bessere Entscheidungsgrundlagen durch Reporting & Analytics

Mehr Kontrolle über Finanzberichte

Im Bereich Reporting liefert Business Central 28.0 mehrere gezielte Verbesserungen:

• Lifecycle-Management für Report-Layouts
• Erweiterungen im Financial Reporting
• Modernisierte Bestands- und Inventaranalysen
• Möglichkeit, eine Standardsprache für Dokumente auf Unternehmensebene zu definieren

Für CFOs und CEOs bedeutet das:
Berichte sind konsistenter, revisionssicherer und besser für externe Kommunikation geeignet (z. B. gegenüber Banken, Steuerberatern oder Investoren).

Gleichzeitig gewinnen Key User mehr Kontrolle über Layouts und Auswertungen – ohne individuelle Sonderlösungen.

Copilot & KI: Produktivität statt Spielerei

Business Central 28.0 erweitert die Nutzung von Microsoft Copilot und AI‑Agents, allerdings mit einem klaren Fokus auf kontrollierte, nachvollziehbare Anwendungen.

Neu ist unter anderem:

• eine zentrale Aufgabenübersicht für alle aktiven Agents
• bessere Prüfmöglichkeiten für KI-generierte Inhalte
• transparente Kennzeichnung von automatisch bearbeiteten Vorgängen (z. B. Rechnungen)

Der Mehrwert für Führungskräfte liegt nicht in „mehr KI“, sondern in besser gesteuerter Automatisierung. Routinetätigkeiten werden reduziert, während Verantwortung und Kontrolle weiterhin beim Unternehmen bleiben.

Supply Chain & Einkauf: Mehr Struktur, weniger Reibungsverluste

Auch im operativen Bereich bringt Business Central 28.0 relevante Neuerungen:

• Genehmigungsworkflows für Dispositions- und Artikeljournale
• bessere Steuerung von Drop‑Shipment-Prozessen
• optimierte Filterfunktionen zur schnelleren Fakturierung
• verbesserte Usability in Fertigungsumgebungen

Gerade für mittelständische Unternehmen mit wachsendem Einkaufs‑ oder Logistikvolumen ist das entscheidend. Prozesse lassen sich klar definieren, Verantwortlichkeiten transparenter abbilden und Risiken reduzieren.

Produktdaten & Varianten: Relevanz für Vertrieb und E‑Commerce

Produktstammdaten spielen zunehmend eine strategische Rolle – insbesondere bei Mehrkanal-Vertrieb oder E‑Commerce‑Anbindungen wie Shopify.

Business Central 28.0 ermöglicht:

• Bilder auf Variantenebene
• erweiterte Attributlogik für Artikelvarianten
• bessere Synchronisation von Varianten und Optionen

Für Geschäftsführer ist das relevant, weil saubere Produktdaten direkt Umsatzeffekte haben: weniger Fehlbestellungen, geringere Retourenquoten und ein professionellerer Auftritt gegenüber Kundinnen und Kunden.

Nachhaltigkeit & CO₂-Reporting: Vorbereitung auf kommende Anforderungen

Microsoft baut das Thema Sustainability konsequent aus:

• neue APIs für Nachhaltigkeitsdaten
• Verkaufsdokumente können den Carbon Footprint ausweisen

Auch wenn dies für viele Unternehmen heute noch kein Pflichtbestandteil ist, wird Nachhaltigkeitsreporting mittelfristig an Bedeutung gewinnen – regulatorisch wie marktseitig. Business Central 28.0 ermöglicht es, dieses Thema frühzeitig und strukturiert anzugehen.

Was bedeutet das Update strategisch für Ihr Unternehmen?

Für die Geschäftsführung

• bessere Entscheidungsgrundlagen durch saubere Daten
• höhere Prozesssicherheit und Compliance
• geringerer manueller Aufwand im Finanzbereich

Für Finance & Controlling

• stabilere Rechnungs‑ und Zahlungsprozesse
• verbesserte Auswertungen ohne Zusatztools
• weniger Sonderlösungen, mehr Standard

Für Key User

• klarere Strukturen, bessere Benutzerführung
• mehr Kontrolle über Prozesse und Reports
• geringerer Schulungs- und Supportaufwand

Empfehlung: So gehen Sie das Update auf Business Central 28.0 an

• Relevanzanalyse
  Welche neuen Funktionen betreffen Ihre Kernprozesse (Finance, Einkauf, E‑Rechnung)?
• Testphase im Sandbox-System
  Insbesondere Reporting, E‑Dokumente und Genehmigungsprozesse prüfen.
• Go‑Live strategisch terminieren
  Nicht im Abschlussmonat, sondern mit klarer Kommunikation an Fachbereiche.

Fazit

Business Central 28.0 ist kein technisches Pflichtupdate, sondern eine echte Chance zur Professionalisierung Ihrer Unternehmensprozesse. Besonders für Finance, Key User und Geschäftsführung bietet das Release konkrete Vorteile in Effizienz, Transparenz und Zukunftssicherheit – insbesondere im deutschen Markt mit Blick auf E‑Rechnung und Compliance.

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